仕事で「時間が足りない」「作業が終わらない」と悩んでいるあなたへ。成果をあげるためのタイムマネジメント

「仕事が忙しくて、時間が足りない」
「雑務に追われてしまって、やりたい仕事ができない」
「いつも残業ばかりしている」

こういったストレスや悩みを抱えていませんか？

仕事をしている人であれば、誰しもが一度は経験する悩みかと思います。
そこで今回は、そんな方に向けて成果をあげるための【タイムマネジメント】についてお話しします。是非参考にしてみてください。

タイムマネジメント≠時間管理

【タイムマネジメント】と聞くと、「時間管理」もしくは「スケジュール管理」という言葉を思い浮かべる方も多いかと思います。
しかし、「時間そのものを管理」することはできません。なぜなら「時間」というのは、皆平等に過ぎていき、伸ばすことも短くすることもできないからです。

では、どうすればいいのか？

それは「時間そのものを管理」しようとするのではなく、「時間の中における自らの行動を管理」するようにすればいいのです。

【タイムマネジメント】は、 限られた時間で生産性を向上させるための行動のマネジメントです。

【タイムマネジメント】の3つのプロセス

それでは、ここかからはP.F.ドラッカーの著書「経営者の条件」から【タイムマネジメント】の３つのプロセスについて解説していきます。

①時間を記録する

ドラッカーは、時間を管理するにはまず時間が何にとられているか明らかにするところからスタートすると言っています。

時間を管理するには、まず自らの時間をどのように使っているかを知らなければならない。

『経営者の条件』

また、ドラッカーは自分が時間をどのように使っているかを知る際に、このようなことも言っています。

空間感覚は闇でも保てる。だがたとえ電気をつけていても、何時間も密閉された部屋に置かれる
とたいていの人が時間間隔を失う。経過した時間を過大に評価したり過小に評価したりする。
われわれはどのように時間を過ごしたかを記憶に頼って知ることができない。

『経営者の条件』

「自分は自信があるから記録なんてしなくても大丈夫」と思う方もいるかもしれません。
ですが、試しに是非実践してみてください。

人はどうしても、楽しい時間は短く、苦しい時間は長く感じてしまいます。
間違いなく、自分が思っていたものとは異なる結果が出るはずです。

こうして、自分が何に時間を使っているのか明らかにすることで初めて、時間を有効的に使うためにはどうすればいいか考えることができるのです。

そして、この時重要なのは、自分がどこにいるかではなく、何の目的の仕事をしているかを記録することです。

②仕事を整理する

自分の時間を明らかにした後は、仕事を整理すべきだとドラッカーは言います。
「整理」とは、自分が使っている時間の中から、非生産的な活動を見つけ、それを排除することを言います。

第一に、する必要のまったくない仕事、何の成果も生まない時間の浪費である仕事を見つけ、
捨てることである。すべての仕事について、まったくしなかったならば何が起きるかを考える。
何も起こらないが答えであるならば、その仕事は直ちにやめるべきである。

『経営者の条件』

自分の時間をある程度の期間記録し、それを振り返ってみると、意外にも「思っていた以上にこの仕事に時間を使っている」「なぜこの仕事をやっているのか」という仕事がいくつか出てきます。

しかし、これは仕事をしているときには、あまり気がつかないところです。

今までしていた仕事をやめるというのは、とても勇気がいることかもしれませんが、真に生産的な仕事に時間を使うためには、今やっている仕事の中から非生産的な仕事を辞めるしかありません。

忙しい人たちがやめても問題のないことをいかに多くしているかは驚くほどである。楽しみでも
得意でもなく、しかも古代エジプトの洪水のように毎年耐え忍んでいるスピーチ、夕食会、委員会、
役員会が山ほどある。
なすべきことは自分自身、自らの組織、他の組織に何ら貢献しない仕事に対してはノーということである。

『経営者の条件』

「時間」という限られた資源だからこそ、定期的に自分の時間を見直し、整理するということは、仕事で成果をあげていくうえで、とても重要な意味があります。

③時間をまとめる

最後は、時間をまとめるということについてです。

成果をあげるには自由に使える時間を大きくまとめる必要がある。大きくまとまった時間が
必要なこと、小さな時間は役に立たないことを認識しなければならない。
たとえ一日の四分の一であっても、まとまった時間であれば重要なことをするには十分である。
逆にたとえ一日の四分の三であってもその多くが細切れではあまり役に立たない。
したがって時間管理の最終段階は、時間の記録と仕事の整理によってもたらされた自由な時間をまとめることである。

『経営者の条件』

報告書の一次原稿の作成に六時間から八時間の時間を要するとする。しかし一日に二回、十五分ずつ
三週間充てても無駄である。得られるものはいたずら書きにすぎない。ドアにカギをかけ、電話線を
抜き、まとめて五、六時間取り組んで初めて下書きの手前のもの、つまりゼロ案が得られる。
その後ようやく、比較的短い時間の単位に分けて、章ごとあるいは節ごと、センテンスごとに書き
直し、訂正し、編集して筆を進める。

『経営者の条件』

極端な話に聞こえるかもしれませんが、仕事をしている人であれば誰しも思い当たるところはあると思います。
今や、仕事というのはただの作業の連続ではなく、頭で考えながら仕事をする必要があります。

作業であれば、短い時間でも前回の続きから始めれば何の問題もありませんが、頭（知識）を使う仕事では、細切れした時間では思うような成果はあがりません。

成果をあげる仕事をするため（未来をつくる仕事をするため）には、まとまった時間を使うことが必要不可欠なのです。