「成果をあげる者は時間からスタートする」というドラッカーのことばからスマホアプリ「Hours」で自分の記録をとってみてわかったこと


きっかけは読書会参加者の、なにげないひとことだった。

「アプリで時間を管理しているんですけど・・・」。

そうか!今どきはiPhoneアプリで時間の記録がつけられるんだと。

わたしはこころの中でハッとした。

 

以前にも、なんどでも、ドラッカーが言うように「時間の記録をとって」仕事のパフォーマンスをあげるよう意識はしてきた。けれど、そのやりかたはアナログで、集計をしなければならず、ざっくりと「傾向はわかったけれど」というものだった。

 

読書会が終わった夜、さっそく検索。「アプリ 時間管理」と。いろいろな種類があることがわかった。「定番」とあるものがよさそうだったので、インストールしようとしたところ、うまくできない。よく理由はわからないが、わたしの機種には対応していないようで、そのアプリは断念。次に良さそうな「Hours」というものに決定。さっそくiPhoneアプリでの時間記録をスタートさせた。

 

▲Hoursの画面、右側の時計マークをタップするだけで計測が始まる

 

この手のアプリの良さは、実行しながら試行錯誤ができるところだ。項目(タイトル)や色なども、まずはやってみて不具合があれば変更できる。Hoursのいいところは、タップするだけでタイマーが動き、時間が記録されるところだ。終了も、アプリを起動・タップするだけ。(だが、それすら忘れてしまうことも多々あるが・・・)

 

その時間を何に使ったのか。この項目分け、タイトルつけには少々悩む。わたしの場合、仕事分野ではクライアントごとに分けてみた。A社・B社・C社と。これらは「直接の成果」に直結する分野。納品物(一応、そういう呼び名にしてみて)の数とそれにかかる時間配分が適切かどうかを把握したいと考えた。

 

次に「価値への取り組み」に関する分野。ここは、現在は「セミナー・勉強会」、「自社」になっている。それしか項目が浮かばなかった。今後の課題のひとつだと思った。「人材の育成」の領域については、その項目すらないことに、今、この記事を書きながら気づいた(笑)。仕事以外には、「移動」「食事」「家族関係」「朝の準備」などの項目分けにしている。

 

アプリをつかっての時間記録をやってみて2週間が経過した。

 

結果どうであったのか。

 

▲HoursをPCサイトで見た画面、スマホとデータが連動され美しいビジュアルで確認できる

 

その前に、途中でこんなことを考えた「自分にとっての理想の時間配分とはどのようなものか」。売上の構成、作業の内容、明日への新企画などを含めて、自分的にはどのように1週間をすごせば理想的だといえるのか。ここをノートに向って書き出してみた。その上で、実際の時間記録と照らし合わせて、結果がどうだったのか振り返る。振り返ってみて、理想とちがっている部分、欠けている行動をどのようにつくりだしていくのかといったカイゼンを考えようと思った。

 

Hoursアプリには「報告作成」という1週間のレビューができる。ここを見てみる。A社=4:34、B社=11:04、C社=6:26・・・。移動時間はなんと一番多く17:09だったことが記録されていた。この1週間の反省。

 

・現状の企業別時間配分に関しては、まずまず。

・潜在的な機会発見の時間項目がないので、そのタイトルをつける

・自分の強みを積み上げる(磨く)項目

・明日への事業開発の項目(時間)

・移動時間が多く、もったいないのでその対策を考える(JRで移動中、本を読めば「読書」の時間にすることができる・・・など)

 

アプリをつかって2週間。良かったこと。その第一は、「今(これから)、何の時間にしようとしているのか」という意識付けができることかもしれない。意識していない時間が少なくなったとも言える。加えて、「今、これからの時間は●●に関することに集中する時間だ」とほかを断ち切る効果にもつながっている。

 

『経営者の条件』の第2章「汝の時間を知れ」というなかで、ドラッカーは次のように述べている。「時間の管理は継続的に行わなければならない。継続的に時間の記録をとり、定期的に仕事の整理をしなければならない。そして自由にできる時間の量を考え、重要な仕事については締め切りを設定しなければならない」(同書75ページ)。

 

わたしの仕事の大半には締切りというべき納期がある。なので、そういった類いの仕事はなんとか進む。だが、納期がゆるい仕事、そもそも納期などがない仕事のようなプロジェクトのようなものも存在する。こういったものが危ない。ズルズルと流れていってしまう。しかも、長期的にみれば、こちらの方が大切だったりする。いわゆる「第2領域」とよばれる「重要だが緊急でない」活動。ここを意識して事前計画し、その活動量を計測しなくてはということを再確認することができた。

 

▲赤い色が多いと充実した日に

 

 

また、記録された時間のほかに「記録されていない、すき間時間」についても目が向けられるようになった。1日を通して、ちりもつもればその時間量は大きい。ある1日は30.5%ものすき間時間がたまっていた。実際には、なんらかのメールに返信していたのかもしれない。あるいは、周囲の人たちとの雑談の中に、新しいプロジェクトのアイデアを構想していたのかもしれない。必ずしも、意識されていないムダな時間だったわけではないと思うが・・・。

 

ドラッカーは言う。「時間の使い方は練習によって改善できる。だがたえず努力をしないかぎり、仕事に流される」(同書58ページ)。

われわれは常に練習しなくてはならない。

時間の管理についてトレーニングせよ、ということだ。

効果的なトレーニングのために、スマホアプリはとても有効だと思った。

まだ、やっていない人はぜひ!

 

 

 

 

 

 

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花岡 俊吾
1965(昭和40)年、北海道恵庭市生まれ。高崎経済大学卒業、(株)ピーアールセンターにて広告・マーケティング業務に従事。2007年独立、「北海道体験.com」のプロジェクトに参画。人口減少の道内経済に貢献すべく、北海道の新しい体験観光情報の発信をライフワークにする。カメラを片手に、年間100日以上をアウトドアフィールドで取材活動。新聞記事連載やWEBコンテンツ制作がメインの仕事。P.F.ドラッカーの読書会、札幌ビジネス塾に10年以上通い、上田惇生先生のサイン入り『経営者の条件』は家宝。著書に『アウトドア&感動体験ガイド北海道』(北海道新聞社)。休日はマラソンと登山に勤しむ。

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