仕事量が増えて時間の余裕がなくなってきました【仕事が忙しいときの解決策】


仕事量が増えて時間の余裕がなくなってきました。
\私がお答えします/

清水 祥行(しみず よしゆき)

1968年、兵庫県西宮市うまれ。同志社大学卒。
Dサポート株式会社代表取締役、
ナレッジプラザ・ドラッカー読書会認定ファシリテータ、
一般財団法人しつもん財団認定ビジネス質問家、
経済産業省登録中小企業診断士(平成8年登録)。
楽天大学にて「もし楽天店舗さんがドラッカーのマネジメント論を学んだら」講師を務める。

業務量が年々増えて時間がとれない!

最近は創業時よりも案件が増えて忙しい毎日を送っています。

案件が増えるのは嬉しいことなのですが、その分だけ“やらなければならないこと”も増えて、業務を逼迫しています。

雑務に追われて創造的・生産的に時間を使う機会が減っているため、なんとかしたいです。この現状は、私の会社の業務キャパの限界なのでしょうか。それとも、もっと改善できる余地があるのでしょうか。

時間を記録すれば無駄な活動が浮き彫りになります。

何年も同じ仕事をしていると、目先のタスク消化に追われて、何が重要でそうでないのかの整理ができなくなってしまいます。数年前と現在とが同じ時間の使い方では、成果を上げることが難しいといえるでしょう。

清水
清水
大切なのは、無駄な活動時間を選択的に“廃棄”して、貴重な時間を価値あることに使うことです。

そこで以下に、時間を有効活用して仕事の成果を改善するための方法を3ステップでご紹介します。

①時間を記録する

まずは時間を記録してみてください。自分の時間の使い方を客観的に見つめ、「いま行うべきことは何か」「重要なことは何か」を問い直します。

時間の記録を一瞥(いちべつ)しただけで、重要なこと、したいこと、自らの責任でなすべきことに使える時間のまったくないことがあまりに明白になる

ドラッカー『経営者の条件』

②非生産的な活動を“廃棄”する

時間は一人ひとり限られています。時間を有効活用するには、無駄な活動時間を“廃棄”する必要があります。

  • その活動は、成果を生んでいるか
  • その活動は、効率がよいか
  • その活動は、惰性ではないか
  • その活動は、重要なものか
  • その活動は、本当に自分がやらなければならないか
  • その活動は、三年前と同じではないか

記録した活動に対して、上記の問いを投げかけ、慎重に優先順位をつけていきましょう。

清水
清水
活動時間の廃棄は、未来をつくることと同義です。

③仕事を人に任せる

先ほど紹介した6つの問いの中でも、「その活動は、本当に自分がやらなければならないか」「その活動は、三年前と同じではないか」は重要です。

成果を上げる人は、部下にどんどん仕事を渡していきます。いつまでたっても「自分がやらなければ」と考え、三年前と同じ仕事をやり続けるようでは、成果の伸びを期待するのは難しいといえるでしょう。

重要なことに取り組めるようになるには、ほかの人にできることはほかの人にやってもらうしかない

ドラッカー『経営者の条件』

ただし人に仕事を渡す際は、何の仕事をどこまで任せるべきなのか、しっかり範囲を定義しておくようにしましょう。

清水
清水
「できることからやらせる」「いろんな仕事をやらせる」という曖昧な規定では、仕事を教える側の負担がただいたずらに増えてしまうだけです。

最後に:ドラッカーを学んでみたい方へ

今回のアドバイスで引用したP. F. ドラッカーは、“マネジメントの父”や”経営の神様”と称され、20世紀の経営学に多大な影響を与えた人物です。

ドラッカーの言葉に励まされ、影響を受けた経営者は数え切れないほどいます。国内だけでなく、世界中でも、ドラッカーを経営に活かした実例は無数に存在します。

もし今回のQ&Aで少しでもドラッカーに興味を持たれたなら、ぜひ一度、ドラッカーのオンライン読書会に参加してみてください。経営者や個人事業主の方はもちろんのこと、学生や会社員/役員の方の参加も大歓迎です。この読書会を通じて、普通では知り合えないような人とつながることもできますよ。

ドラッカーは“拾い読み”をするよりも、一冊の本を読み込み、体系的に学んだほうが、より効果的にビジネスに活かすことができます。

読書会では、ドラッカーの実践によって業績改善やイノベーションを実現できた先輩が、自らの実体験をもとにアドバイスしてくれます。

「小手先の経営テクニックだけじゃ通用しないと痛感した」「どんな波風にも動じない信念を身につけたい」「経営の普遍的な原理原則が知りたい」という方は、ドラッカーのオンライン読書会で新しい発見や気づきを得られるかもしれません。

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当サイトDラボを運営しております。
ドラッカーを学んだ経営者やビジネスマンが実際に仕事や経営に活かして数々のピンチを乗り越え、成功を収めた実例を記事形式で紹介しています。


また、「実践するマネジメント読書会」という、マネジメントを実践的に学び、そして実際の仕事で活かすことを目的とした読書会も行っております。
2003年3月から始まって、これまでに全国で20箇所、計1000回以上開催しており、多くの方にビジネスの場での成果を実感していただいています。


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