確実に成果をだす時間管理の4ステップ | 実践のコツ・成功事例を紹介します。

「YES」（自由な時間がある）と答えた人には、ぜひこの記事を読んでほしい。
なぜなら「時間管理」は、実は自分が自由に使える時間がほとんどないことを自覚するためのメソッドだからである。

「自らの時間の半分以上をコントロールし自由に使っているなどという者は、実際に自分がどのように時間を使っているかを知らないだけである。」

ドラッカー『経営者の条件』p. 73

この言葉にグサッときた人もいるのではないだろうか。上記引用したのは、Googleやマイクロソフトにも多大な影響を与えたピーター・F・ドラッカーの大ベストセラー『経営者の条件』の言葉である。

この記事を読めば、実は自分が思っていた以上に他人に時間をとられていることがわかるはずだ。

そしてまた、上記の質問に「NO」（自由な時間がない）と答えた人にも、この記事がぴったりの内容となっている。

なぜなら「時間管理」は、時間という限りある資源を有効に使って成果を最大化するためのメソッドだからだ。

「時間の使い方は練習によって改善できる。だがたえず努力をしないかぎり、仕事に流される。したがって次にくる一歩は体系的な時間の管理である。」

ドラッカー『経営者の条件』p. 58

……そして誰よりもこの記事を読んでほしいのは、「仕事で成果をあげられていない」と悩むビジネスパーソンだ。

「第一に、する必要のまったくない仕事、何の成果も生まない時間の浪費である仕事を見つけ、捨てることである。すべての仕事について、まったくしなかったならば何が起こるかを考える。何も起こらないが答えであるならば、その仕事は直ちにやめるべきである。」

ドラッカー『経営者の条件』p. 58

何のために時間管理を行うのか？ 理由はシンプルで、仕事で成果をあげるためである。

時間管理は、成果を求めるすべてのビジネスパーソンに必要な思考と実践方法なのだ。

そこでこの記事では、ドラッカーの「時間管理」論にもとづきながら、具体的な実践方法やコツ、そして成功事例を紹介する。

この記事を読めば、あなたはいますぐにノートを開き、自分の時間の“棚卸し”を始めたくなるだろう。

「時間は希少な資源である。時間を管理できなければ、何も管理できない。」

ドラッカー『経営者の条件』p. 76

時間が希少な資源である、ということ。

このたった一つの認識だけで、仕事も人生も、大きく変わる。

【結論】「計画」から仕事を始めてはならない。成果をあげるには「時間の管理」からスタートしよう

「私の観察では、成果をあげる者は仕事からスタートしない。時間からスタートする。計画からもスタートしない。時間が何にとられているかを明らかにすることからスタートする。」

ドラッカー『経営者の条件』p. 46

時間は「増やすことができない」資源

ドラッカーは、「時間」が特異な資源であるという。なぜならお金や人材にくらべて、借りたり、雇ったり、買ったりして増やすことができないからである。

つまり時間は、24時間という制約のなかで、なんとかやりくりするしかないのだ。食事・睡眠・移動をふくめると、16時間の猶予があるかどうかもあやしい。

そう、時間とは何物にも代えがたい希少な資源なのである。

これを明確に自覚すると、一日一日の過ごし方を見つめ直さずにはいられなくなる。目標（ゴール）を達成するために、何をすべきで、何をするべきでないか、という取捨選択が重要だと気づけるようになるのだ。

忙しいのではなく集中できていないだけ？

分厚いスケジュール帳を肌身離さず持ち歩き、一分一秒単位で忙しそうにしている人をたまに見かける。

一見すると、仕事で成果をあげていそうにも見えなくもない。

しかしその人が、ドラッカーの時間管理を実践してみると、実は「あれもやらなきゃ、これもしたい」でスケジュールが一杯になっており、

成果がどれも中途半端で、最も集中すべきことに集中できていない――という思わぬ事実に気づける可能性がある。

もしかしたらあなたも、忙しいのではなく、物事の優先順位がつけられず、手あたり次第にやろうとしているだけかもしれない。

仕事に着手する、プロジェクトを立ち上げる、目標を立てる……まずはその前に、「いま自分が自由に使える時間はどれだけあるのか」「本当はいますぐやめるべきことを惰性で続けていないか」を認識しなければならない。

これが、時間管理の本質である。

時間管理の診断チェックシート

“ひとつ”でもチェックがついたら改善の余地あり！

時間管理が重要な理由まとめ

以上のことをふまえて、あらためて時間管理がいかに重要であるかをまとめた。

①時間は増やすことのできない貴重な資源

あらゆる意思決定や仕事が、時間という制約のなかで行われる。

しかしほとんどの人が、この代えがたい資源を当たり前のように使い、浪費している。ゆえに成果をあげられない。成果をあげている人は、「時間に対する愛情ある配慮」がある。

②本当に重要なことに集中しなければ成果はあげられない

自分が真に貢献できること、強みを発揮すること、価値ありとみなされている仕事を行うこと。そのために自分の時間を使わなければ、成果はあげられない。

多くの人は、二次的な仕事を後回しにして、自由な時間をつくったつもりでいる。しかしそれは、単なる時間の“前借り”であって、いずれは後回しにした仕事でツケを払わされることになる。

③「成果には何も寄与しないが無視できない仕事」で浪費している

地位があがるほど、自分では管理できない時間や、何の貢献ももたらさない時間の割合が増えていく。

一般の営業マンですら、見込客と会うよりも、日報や報告書を書く時間に追われている。現代人の多くは、「成果には何も寄与しないが無視できない仕事」に忙殺されている。

④わたしたちは他人に時間を奪われている

形骸化した会議、書くことの多い日報、誰も見ない報告書、“ちょっといいですか”で意外に時間をとられる小規模ミーティング、付き合いだけで定期的に行っている会食……

それらの割いている時間をすべてゼロにできるなら、一カ月でどれだけの自由時間が約束されるだろうか？

⑤わたしたちは他人の時間を奪っている

他人に時間を奪われているわたしたち自身も、他人の時間を奪っているのだ。

組織では、メンバー同士の強みを生かし、一人では成しえない大きな成果をあげることができる。しかしそのためには、一人ひとりが最も貢献できる仕事に集中しなければならない。お互いが時間を奪い合っていては、組織の意義が半減してしまう。

時間管理のコツを手順で紹介

具体的にどのように時間管理を実践していくのか。以下に、コツをふまえて実践の手順を整理した。

①記録する

まずは記録からはじめよう。

日々の時間の使い方を記録するのだ。できるなら、仕事とプライベートの両方をすべて記録したい。

やり方はなんでもいい。記録を通じてする必要のない仕事を見つけるのが目的だ。

記憶（きおく）ではなく、あくまで記録（きろく）である。しかもリアルタイムで記録するのが望ましい。

②仕事を任せる

時間の記録を振り返り、自分でしなくていい仕事は他人に任せよう。

重要なことに集中して、成果をあげるには、ほかの人にできることをほかの人にやってもらうしかない。

「……私が知るかぎり、時間の記録を見たあとは、誰もが、自分でしなくともすむことはほかの人間に任せるようになる。なぜならば、時間の記録を一瞥（いちべつ）しただけで、重要なこと、したいこと、自らの責任でなすべきことに使える時間のまったくないことがあまりに明白になるからである。」

ドラッカー『経営者の条件』p. 60

③浪費の原因を探る

次に、自らコントロールして排除できる時間浪費の原因を探り、廃棄していこう。

• 形骸化した会議ならやめてもよし
• 行かなくてもいい会食なら断ってもよし
• 人に任せるべき仕事は任せてもよし
• 実は何の貢献もしていないが必要な仕事なら外注を検討してもよし

また、組織レベルでの時間浪費の原因も考える必要があるだろう。

繰り返し起こる混乱を防止する	同じような混乱が繰り返されるということは、システムの欠陥や先見性の欠如が原因である。
人員数を見直す	人間関係（反目・摩擦・協調）もまた多くの時間をとる要素である。適切な人員数ならば成果に向かってスマートに動くが、人員過剰は人間関係の調整のために時間を浪費する。
組織構造の欠陥を見直す	会議が多すぎたり、情報共有体制が整っていなかったりすると、それだけで時間の浪費につながる。

④まとまった自由時間をつくる

①～③のプロセスを経ると、ようやく自由に使える時間を見出すことができるだろう。

しかしこの時点では、タイムラインごとに生じた細切れのバッファ（余白）に過ぎない。

時間管理の最後の工程は、自由に使える時間をまとめて大きな時間をつくる、である。

成果をあげるための仕事は、自由に使える時間をまとめなければならない。小さな時間を細切れに使っても意味がないのだ。

たとえば、次のようなやり方がある。

• どうしても必要な会議や打ち合わせを月曜日と金曜日に集める。
• 火・水・木・土の午前中は重要な意思決定を行う日にする。

ドラッカーの時間管理を実践した実例

ここでは、『実践するドラッカー 行動編』に掲載されている実例を紹介しよう。

ドラッカーの時間管理の話に感銘を受けて実践したAさんは、外資系金融機関のトップ営業マン。Aさんが具体的にどのように時間管理を行い、成果を挙げたのかを紹介する。

①問題提起

忙しいわりに売上目標を達成できていない！

②記録

• どこに原因があるかを突き止めるため、一日のうちで「何にどれだけの時間を使っているか」を記録しはじめた
• 面談、会議、研修、出張、勉強会など、仕事からプライベートまで項目化し、どこに何に使ったかを12カ月分記録した

③記録からわかったこと

• 顧客開拓を目的とする戦略的面談には12カ月で438時間を費やしていた
• それに対し成果につながったのはわずか17件だった

④時間の使い方を分析

• どうすれば438時間の面談を成果につなげることができたのかを分析
• 時間を振り返ってみると、提案書づくりや紹介依頼の根回しなど、面談の事前準備に十分な時間をとれていなかったことがわかった

⑤最終的にわかったこと

準備不足のままアポイントの数だけをこなしていただけだった

⑥改善のための行動

そこでAさんは、成果につながるための行動を3つに絞って集中することにした。

契約面談	契約という直接の成果を目指す
戦略的面談	顧客開拓、既契約者のフォローや友人・知人との情報交換等
提案準備	契約という直接の成果を目指すための提案書作成等の準備

とくに「戦略的面談」では、アポイントの数をいたずらに増やすのではなく、紹介入手と提案依頼につながりそうな人に絞ることにした。

また事前準備においては、成果を強く意識する問いを発て、常にチェックする習慣を心がけた。

• 「この面談では、どんな成果を目指すのか」
• 「この人に自分は何が貢献できるのか」
• 「この面談は互いに有益なことがイメージできるのか」
• 「この提案では、何が貢献できるのか」

これらの問いによって、成果や貢献をイメージできない面談や、準備が足りていない面談を廃棄し、より成果のあがりそうな面談に意識と行動と時間を集中できるようになった。

⑦体系的なフィードバックでさらに時間の使い方を見直す

• Aさんはこのような時間管理を、毎週日曜日と月末に30分ほどかけて行っている。
• そして実際に「その面談から紹介入手はできたか」「提案の依頼を受けたか」など、期待する成果に対して実際にどうだったのかをチェックし、廃棄すべき項目や修正するべき内容を次回の計画に反映している。

⑧Aさんの時間管理の成果

時間管理をはじめてから……

• 三カ月で売上が月平均2倍以上
• 重要案件の契約数は目標の3倍以上

⑨Aさんの実際の感想

• 提案準備のために確保していた時間が足りないと気づいた
• 人と会うことを優先しがちで、提案書作成の時間にしわ寄せがいっていた
• 自分の仕事の仕方・傾向を客観視できるのも時間管理のメリット

補足

以上のことをふまえて、ドラッカーが『プロフェッショナルの条件』で論じていた、記録から時間の無駄になっている部分を見つけ出す“問い”を紹介しよう。

• 「まったくしなかったならば、何が起こるか」
  ➡そのとき「何も起こらない」が答えであるならば、ただちにその仕事を廃棄せよ。
• 「他の人間でもやれることはあるか」
  ➡自分が本当に行うべき仕事のために、他者にできることを任せるべきである。
• 「あなたの仕事に貢献せず、ただ時間を浪費させるようなことを、私は何かしているか」
  ➡自分が誰かの時間を浪費していないかチェックせよ。どんな返答が返ってこようとも動ずるな。

あなたは「どこに」「どれだけ」時間を使いますか？（ドラッカー学会の理事・佐藤より）

時間管理の実践を重ねた私が到達した方法は、目的に焦点を当てたものです。一日に手にする時間を2時間と決め、成果をあげるために使うこと。記録や廃棄はそのための手段にすぎないと…要は手抜きの発想なのですが…（笑）

もし2時間を、毎日成果をあげるために使ったら、年間約700時間。10年で7000時間。

「成果をあげるための秘訣を一つだけ挙げるとすれば、それは集中するである」（『経営者の条件』）とドラッカー教授は言います。

2003年頃、私が決めた集中ポイントは「ドラッカー」でした。当時ドラッカー教授は、まだ現役で、テレビなどで発言をしていました。

以来、15年、集中して使った時間は1万時間を超えました。このような結果は、ドラッカー教授の時間管理の考え方を実践しなければ実現できませんでした。

しかし、集中は時間の前に「どこに集中するか」を決めることが重要です。「どこに」「どれだけ」時間を使うか。集中の要諦はそれだけです。

結果は実践した私が驚くほどです。たとえば2010年には、初めて『実践するドラッカー〔思考編〕』を出版することができました。5000時間に到達しようとしていた頃です。

また現在、私たちの読書会、「実践するマネジメント読書会🄬」は全国20カ所以上にあります。さまざまなことが外の世界に起こっています（成果＝外の世界における変化）。

成果をあげる秘訣は、「集中」にあると心から実感することができます。

あなたは「どこに」「どれだけ」時間を使いますか？

たった一冊の出会いが仕事も人生も大きく変える！成果をあげるビジネスマンの世界的バイブルを一緒に学び、実践しよう。

わたしたちDラボは、“マネジメントの父”ことピーター・F・ドラッカーの読書会を運営している。

ドラッカーの読書会は、経営者だけでなく、マネジャーや新人までが、互いの興味・関心・視点での違いを意識しつつ、成果をあげるためのマネジメントを学び合う場だ。

この読書会では、読書が苦手だった人が、ドラッカーを読み込んで、ビジネスで大きな成果をあげている。

実際にドラッカーの読書会で成果をあげている読者のインタビューを紹介しよう。

ドラッカーの教えを一言で表すなら、ビジネスに役立つ強力なツール。読んでいるときに“ビビッ”ときた項目を実践すれば、すぐに効果がでてくるんです。しかも、いつ読んでも新しい発見がある。その時々によって、置かれている状況や、悩んでいることは違いますから、読むたびに実践内容が更新されていくんです。

だから僕は、いつもドラッカーの本を持ち歩いて、時間さえあればページを開いていますよ。たとえば朝なんかにね。読むのは10～15分くらいでもいいんです。ザッと読んでみ

て、「あ、これいいな。やってみよう」と思ったら、すぐにやってみる。そして成果が出たら、周りの人やスタッフに共有してどんどん広めています。

いうなればドラッカーの本は、経営やビジネスに役立つ道具箱のようなものです。現在の状況や悩みを解消するツールを選んで使ってみるという感覚で、ぜひ拾い読み・ナナメ読みをしてほしいなと思います。

僕も昔は「ドラッカーをゼロから100まで勉強しないと意味がないのではないか」と考えていたこともあるのですが、ドラッカーの教えは一つひとつが強力なので、個別具体的に実践しても十分に効果があるのだと気が付きました。

（引用元：引用は一部抜粋しています。【経営者勉強会】「読書が苦手な人」におすすめ。“ツール”としてドラッカーを実践的に使ってほしいですね。【千里堂メガネ】）

このオンライン読書会ではアウトプットをとても大事にしている。

実際にわたしたちは、この読書会を通じて、「これまで主体性のなかった社員が自発的に提案をしてくれるようになった」「経営者目線で事業のことを真剣に考えてくれるようになった」という事例をたくさんみてきた。

経営に活かした事例

ドラッカーの読書会は、経営者と社員が同じ問題意識をもち、同じ目線で学びあえる貴重な機会だ。

相手がいない」と悩んでいるなら、ぜひ一度、社員と一緒に読書会に来てほしい。無料体験も実施中だ。オンラインで開催しているため、全国の経営者やビジネスマンとつながれる貴重な機会にもなるだろう。

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